¿Qué es la gestión de proyectos? Tipos, fases y métodos (+guía) (2023)

Cuando su empresa decide llevar a cabo un proyecto, necesita invertir recursos humanos y financieros para lograr el objetivo.

Es por eso que necesita las habilidades de organización, planificación, coordinación y gestión de un equipo dedicado y, por supuesto, alguien que lo lidere.

Para que sepas cómo llevar a cabo esta actividad, te presentamos una guía para que te familiarices con el tema y, si te interesa, investigues más para que puedas convertirte en un gestor de proyectos que lleve a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Su objetivo será conseguir que estos desplazamientos al trabajo sean productivos para la consecución de las metas y objetivos planteados inicialmente.

Y para que la gestión de proyectos funcione, hay algunos pasos clave que deben tomarse para que el trabajo avance de la manera más eficiente posible. Te los compartimos para que puedas conocerlos.

Las 5 Fases Esenciales de la Gestión de Proyectos

Citaremos cinco fases que consideramos esenciales, pero creemos que la siguiente es la más importante, por lo que la hemos catalogado como fase 0:

0. Análisis de la viabilidad del proyecto

Gracias a este primer paso, podrás comprender los alcances, desafíos y posibilidades de llevar a cabo un proyecto.Aquí es necesario analizar los tiempos, capital humano y costos necesarios para lograr el objetivo propuesto.También se deben considerar otros aspectos, como B. el tipo de herramienta utilizada para el seguimiento (por ejemplo, utilizando financiación y mostrando un buen resultado).

La importancia de esta fase es que se puede determinar la viabilidad del proyecto. Si tras el análisis compruebas que no encuentras un balance positivo de todos los elementos a considerar para el proyecto, entonces no debes hacerlo como está. No solo porque sería arriesgado, sino porque podría hacer fracasar a la empresa, una pérdida de tiempo y dinero.

1. Planificación de proyectos

Una vez que se confirma la viabilidad, es hora de comenzar.planificación de proyectos. En este punto es necesario definir todas las tareas que se deben realizar a lo largo del proyecto, quiénes las realizarán, cuántos equipos se necesitarán, cómo serán sus calendarios para seguir las fases y se realizará la entrega.

Al mismo tiempo, debe haber una descripción precisa de los recursos a invertir, indicando de manera transparente cómo se administrarán y quién es el responsable de los mismos.

Una vez que todos los involucrados en su estrategia acuerdan un plan, debe convertirse en un documento para que lo revisen los equipos y los empleados. Cuanta más información tengan al alcance de la mano, más fácil será para todos comprender su función y lograr sus objetivos.

2. Ejecución del proyecto

Toda la planificación comienza en esta etapa. Se realiza un seguimiento de las tareas a medida que se completan y se mantienen registros de los obstáculos encontrados, cómo se superaron y se lograron los objetivos.

Al mismo tiempo, es importante para unentorno de trabajo adecuado, en el que se desarrollan equipos con las herramientas necesarias, con un liderazgo que entiende sus necesidades y ofrece una buena orientación.

3. Ejecución y control de proyectos

Los jefes de equipo y los jefes de proyecto comparten información sobre el desarrollo del trabajo que se realiza en tiempo real a medida que se realiza. Gracias al seguimiento realizado en la fase anterior, se puede comprobar si los objetivos se están consiguiendo según lo previsto y si son necesarios cambios.

Gracias a los datos recopilados, es posible gestionar el seguimiento de las tareas planificadas, gestionar los logros, generar incidencias e informes de avance de los proyectos, que se entregan a los directores.

4. Cerrar el proyecto

En la última fase, no solo se da el banderazo al proyecto, sino que se comprueba si la gestión ha sido correcta y qué posibilidades podemos aprender para la siguiente.

Es importante que tengas todo el material necesario para analizar los resultados y aprender de los errores: qué decisiones no fueron favorables, dónde se invirtieron más recursos de los necesarios y si las expectativas iniciales eran tan realistas como muestra la conclusión del proyecto. .

Recuerda que es muy valioso tener una copia de seguridad del proyecto para futuras consultas.

¿Sabes qué tipo de gerente quieres ser? Si bien cada persona es diferente, mencionaremos algunas para ayudarlo a comprender lo que podría ser.

Tipos de gestores de proyectos que existen

3 tipos de gestores según el proyecto

Gerente de proyectos de tecnología de la información

Quien ocupe este puesto es responsable de coordinar, planificar y delegar responsabilidades en aquellos proyectos que deban corresponder a los objetivos de tecnologías de la información de una empresa. Por ejemplo, los relacionados con la instalación de hardware, la gestión de datos, las actualizaciones del sistema y el desarrollo de software.

Como la tecnología está en constante evolución, el gerente de proyectos de TI está al tanto de los cambios y actualizaciones que se requieren en una organización y coordina a su equipo para no quedarse atrás.

Gerente Técnico de Proyectos

A diferencia del tipo que acabamos de mencionar, este tipo de administrador puede administrar un proyecto completo o solo la parte técnica de un proyecto. Tiene las habilidades para supervisar una iniciativa relacionada con la tecnología, pero no necesariamente de forma exclusiva. Desde un punto de vista más técnico, contribuye a completar tareas, lograr objetivos y cumplir plazos.

gerente de proyectos digitales

El tipo de proyecto en el que está involucrado este gerente vive en Internet. Es responsable desde la concepción hasta la ejecución y generalmente revisa el presupuesto y los recursos. Por lo general, están involucrados en las redes sociales, los juegos, la publicidad, las aplicaciones móviles, el contenido y el desarrollo de sitios web. Tu trabajo está hecho cuando tienes el flujo de producto, lo ves o lo usas en línea sin ningún problema.

Tipos de directivos según su personalidad

Por otro lado, elRevisión de negocios de Harvardnombra otros cuatro, que clasifican según el tipo de oportunidades de crecimiento buscadas y su lógica de comunicación. No tienen nada que ver con la técnica, sino con tu personalidad.

Profeta

Busque oportunidades en áreas difíciles, fuera de los límites estratégicos existentes. Así que arma un equipo que lo acompañe en su nuevo proyecto, en quien confían, aunque no tienen base estadística ni casos de estudio que garanticen el éxito. Como es bastante arriesgado, es posible que de vez en cuando se deslice en el papel de "falso profeta" si se descubre el error en sus cálculos. Pero si tiene éxito... pasará.

jugador

A diferencia del profeta, el jugador se mueve dentro de los límites de la estrategia, es decir, sigue las reglas sin poder predecir el éxito del proyecto. Buscará equipos que también estén dispuestos a apostar por su carrera.

especialista

Este tipo empuja los límites estratégicos, pero tiene argumentos de que los cambios que propone tendrán éxito. Tus equipos necesitan cuidar su conocimiento; Después de todo, él es el experto, aunque esa es la tarea más difícil: convencer a otros de que se necesita un cambio de paradigma.

ejecutor

Después de todo, él es quien juega a lo seguro dentro de las reglas del juego. Identifica oportunidades que son historias de éxito bien respaldadas por otros ejemplos y estadísticas, y no arriesga el trabajo desviándose de las estrategias existentes.

Funciones del director de proyecto

La persona a cargo de la gestión de proyectos es la que se asegura de que todos en su equipo conozcan su rol y hagan el trabajo. Entiende en qué consisten los diversos procesos del proyecto, por lo que conoce las herramientas que los empleados deben tener a su disposición y es capaz de resolver los problemas que se presentan.

Sobre todo, esto es lo que se espera de un director de proyecto:

• Definir la estrategia antes de iniciar el proyecto: planificación, tareas y presupuesto.
• Obtener la aprobación del presupuesto o de los inversores y patrocinadores necesarios.
• Definir indicadores y metas.
• definir prioridades.
• gestionar equipos.
• Resolver problemas.
• Supervisar las tareas y objetivos alcanzados.
• Realice ajustes en los recursos u operaciones para evitar pérdidas de tiempo y dinero.
• Servir de enlace entre los equipos y el cliente o los directores de la empresa.
• Llevar a cabo una revisión del desempeño en todos los niveles para verificar que todos los objetivos se cumplieron a tiempo.
• Haga una lista de las experiencias de aprendizaje y las oportunidades encontradas durante el proyecto.

Ahora que hemos brindado una descripción general de los pasos principales en la gestión de proyectos y cómo puede convertirse en gerente, presentemos algunos tipos de gestión existentes. Muchos métodos se han desarrollado a lo largo del tiempo, y seguro que alguno de ellos se adaptará a los objetivos que esperas conseguir.

Los principales métodos de gestión de proyectos.

esfuerzo

Este modelo de gestión de proyectos nació en la década de 1980. Fue nombrado por Ikujiro Nonaka y Takeuchi cuando analizaron cómo algunas empresas de la época, como Canon y Fuji, desarrollaban sus nuevos productos. Scrum es una evolución en el entrenamiento utilizado por los jugadores de rugby y hoy es una forma de organizar equipos que necesitan trabajar rápido, principalmente en el desarrollo de software. Se le conoce como elScrum-Framework.

Las tareas se organizan en periodos cortos de tiempo entre una semana y un mes para que las entregas sean más ágiles. Antes de cada asignación de tareas se entregan especificaciones y periódicamente los equipos se reúnen para reuniones donde se intercambian dudas para aclarar procesos.

Afinar

Esta metodología se basa en la idea deobtener más con menos. Aunque se originó en Toyota, su uso se ha extendido a muchas industrias, ya que ha sido una buena opción para cualquiera que no quiera desperdiciar recursos al incluir comentarios de los clientes en el proceso de diseño.

Gantt

Creado a principios del siglo XX,Gráfico de ganttDemuestra que las buenas ideas resisten el paso del tiempo. Concebido por Henry Laurence Gantt, consiste en un soporte visual que permite organizar actividades en bares para ver de un vistazo qué tareas se están realizando en fechas específicas, quiénes son los responsables de las mismas y la relación entre ellos para un correcto seguimiento. .

Deje que esta selección de ejemplos lo inspire a crear sus propios diagramas de Gantt.

Ágil

Agile es uno de los métodos más populares.. Es más una forma de gestión de proyectos que una herramienta como otro software, por lo que puede usarse en diferentes industrias. El foco está en promover un trabajo en equipo sano y ágil, que deje atrás la burocracia, esté abierto a los cambios y también incluya al cliente en las decisiones.

Esta metodología también es conocida por tener un manifiesto conciso.12 principios.

cascada

También conocido como “modelo en cascada”, es el más tradicional y se basa en las cinco fases esenciales de la gestión de proyectos que comentábamos anteriormente. Los aspectos de esta metodología son: generación de ideas, diseño de sistemas, implementación, pruebas y validación y mantenimiento.

Kanban

Nacido también en Toyota en 1940, este modelo es uno de los más fáciles de usar, ya que nació como un tablero simple (aunque ya existe un software para usarlo) en el que se pueden identificar tareas mediante códigos de colores y mover etapas los indicados. . De esta manera, todos saben cómo avanza el proyecto y quién es el responsable.

seis sigma

Fue creado para minimizar errores ybasado en modelos estadísticospara evitarlos y eliminarlos en poco tiempo. Desarrollado en Motorola en la década de 1980, se basa en números para hacer que los procesos sean lo más eficientes y productivos posible, evitando defectos en los productos.

Programación extrema

Nació a finales de los 90 y consiste en una técnica de corta duración, enfocada al cliente y cuyo objetivo es mejorar la calidad de un producto. La idea central es crear un producto que solo cumpla con los requisitos del cliente, pero que sea tan simple en sus soluciones que también pueda modificarse si se requieren ajustes futuros.

PRINZ2

Su nombre completo es Proyectos en Ambientes Controlados. Desarrollado en el Reino Unido, está orientado al producto. Se puede utilizar para proyectos de cualquier tamaño e industria, ya que este método separa las capas de gestión para que puedan trabajar en diferentes proyectos. La metodología tiene unlista de siete principiosque se debe cumplir para que el proyecto sea considerado PRINCE2.

IMPERTINENTE

PERT significa Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos. Fue creado en 1957 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos durante la Guerra Fría. Su finalidad es utilizar un modelo estadístico para analizar el tiempo que se tarda en completar las tareas de un proceso, ya que pretende conocer con precisión la duración de un proyecto. Ayuda a priorizar tareas y crear líneas de tiempo para realizar un seguimiento de ellas.

Adaptives Projekt-Framework

El principio de esta metodología es olvidar el modelo lineal de gestión de proyectos, cuya desventaja es que no siempre es tan flexible como lo requieren las situaciones. La estructura de proyecto flexible, como se le llama en español, le permite administrar los cambios a medida que ocurren, ya que no todos los elementos necesarios se pueden definir al comienzo de un proyecto.

Es hora de hablar de lo más importante: crear un plan de gestión de proyectos. Lea los consejos a continuación para que el suyo sea lo más eficiente, factible y realista posible.

¿Cómo crear un plan de gestión de proyectos?

El cliente probablemente esté más interesado en el plan del proyecto. Y eso es perfectamente comprensible, ya que les importa cómo se gestionan sus recursos y cuánto tiempo tarda en estar disponible el producto que quieren. Sin embargo, los que ya hemos trabajado con la gestión de proyectos sabemos que un plan no es garantía de nada: siempre hay imprevistos, y aprendemos a vivir con ellos y solucionarlos.

De cualquier manera, eso no significa que el plan deba ser olvidado o ignorado. En cambio, debes pensar en uno que permita flexibilidad en caso de sorpresas, siendo transparente en el área más sensible: la distribución de tareas, el dinero y el logro de objetivos.

1. Comience normalmente

Visualice todo el flujo de diseño desde arriba y tradúzcalo en un diagrama de circuito. No se concentre en quién va a hacer qué por el momento, pero primero divida los procesos en grandes piezas de rompecabezas para que tenga una visión general de cómo se desarrollará todo.

2. Planifica lo que sabes

Con base en la información que ya ha recopilado y las certezas que tiene a mano,Crear una línea de tiempo de lo que puede suceder en el desarrollo del proyecto: cuándo llegan materiales específicos, cuánto tiempo se tarda de un proveedor específico, cuánto cuesta alquilar equipos, etc. Si no tienes toda la información, no te comprometas con esa parte y deja que tu equipo haga las tareas de las que no estás seguro, alguna incertidumbre.

3. Comparte el plan con tu equipo

Esta es una excelente manera de construir un proyecto con los pies en la tierra. Si los constructores pueden decirle qué se puede hacer y cómo, será más fácil lograr los objetivos que le presenta al cliente. Pide a tus equipos que hagan un esfuerzo, pero tampoco establezcas expectativas poco realistas.

4. Representa gráficamente todo el proceso en detalle

Si ya logró discutirlo con su equipo, es hora de desglosarlo para describir cada tarea y sus diversas actividades; ¿Quién es responsable del cumplimiento y quién los supervisa? cuánto tiempo llevará hacerlos (dejar espacio para imprevistos, no se olviden), etc.

5. Comparte el plan con el cliente

Una vez que haya determinado lo que su equipo puede hacer, informe al cliente qué esperar. Por supuesto, te pedirá que hagas ajustes, pero ya tienes una base para empezar y sabes hasta dónde puedes llegar sin pedirle milagros a nadie. Recuerda que tienes que ser muy claroTus capacidades, costes y tiempos. La ambigüedad puede ser tu enemigo cuando necesitas ajustes.

6. Comparta el plan final y las metas con las partes interesadas

La comunicación es clave a la hora de desarrollar un proyecto, así que asegúrate de que todo el mundo pueda acceder a ella. Pero no solo lo compartas en un documento y listo: crea un tablero donde puedas seguir el progreso día a día. Cuanto más complejo es un proyecto, más útil es tener una referencia visual que muestre cómo se está desarrollando todo.

7. Sé un poco pesimista: piensa en el plan B o en el plan C

Es importante saber de antemano qué podría salir mal, desde el mal tiempo hasta la falla de un proveedor. Tenga listas la segunda y la tercera opción en caso de que su “Número Uno” no cumpla con sus compromisos. Un jefe de proyecto advertido vale por dos.

8. Usa una herramienta que te permita comunicarte con tus equipos

La comunicación oportuna puede significar la diferencia entre el éxito y el desastre. No se trata de abrir otro chat de WhatsApp, sino de obtener una herramienta que te ayude a registrar actualizaciones, compartir archivos, enviar mensajes o notificaciones y también marcar tareas completadas. Slack, Basecamp, Trello son algunas de las opciones que ofrecen una solución para los equipos.

Consulte nuestra lista completa de herramientas de gestión de proyectospara que puedas elegir el que más te convenga.

9. No bajes la guardia

Cuando se trata de los procesos de un proyecto, es importante que el apoyo no disminuya. No se trata de mirar a tus equipos con un ápice de desconfianza, se trata de que todos estén ahí para los demás: cada uno tendrá sus tareas, pero al final forman un solo equipo. Es importante estar disponiblehacer ajustes si es necesario, modificar completamente una etapa o simplemente encontrar el archivo adecuado.

10. Asegúrate de cubrir lo importante

Pase lo que pase, su plan debe responder lo siguiente para estar completo:

• Metas e Indicadores
• equipos y sus tareas
• Recursos financieros y humanos
• Objetivos y resultados de cada fase del proceso
• Horario y programa detallado
• Plan de comunicación (frecuencia de reuniones de seguimiento, actualizaciones de clientes, etc.)

Antes de terminar, hablaremos de algunos estándares utilizados para la correcta gestión y seguimiento de los proyectos, siendo los estándares reconocidos a nivel mundial para garantizar la calidad y seguridad.

5 formas de analizar y monitorear un proyecto

ISO 21500: Guía de gestión de proyectos

Está dirigido a gerentes y patrocinadores de proyectos, gerentes de proyectos y miembros de todos los equipos involucrados, así como a los encargados de formular políticas.

Se enfoca en describir los conceptos y procesos de gestión de proyectos, la relación entre gestión y ejecución, el ciclo de vida del proyecto y las mejores prácticas. Esta norma no confiere certificación, pero se complementa con otras.

Norma ISO 10006: Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos

Dirigido a un público amplio, pretende esbozar “los principios y prácticas de la gestión de la calidad, cuya implementación es importante para el logro de los objetivos de la calidad en los proyectos”, independientemente de su tamaño u objetivo.

Se centra en la gestión de la calidad, la responsabilidad directiva, el análisis y mejora de los proyectos y la utilización de los recursos necesarios en todos los procesos.

Norma ISO 10007: Directrices de gestión de la configuración

En cuanto a la calidad de los proyectos, esta norma también habla de la configuración, es decir, el diseño, implementación, verificación, operación y soporte de un producto o servicio. De esta forma, se establecen ciertos estándares para que sea considerado de alta calidad y cumpla con las especificaciones necesarias para que el proyecto sea comercializado y utilizado.

Norma ISO 31000: Gestión de riesgos

Para cualquier organización, independientemente de su tamaño, estas pautas son importantes. Actualizado en 2018, ayudan en la probabilidad de cumplir los objetivos mediante la identificación de oportunidades y amenazas, directas o indirectas, que podrían poner en riesgo a una organización.

Norma ISO 31010: Técnicas de Gestión de Riesgos

Además del estándar anterior, ofrece una serie de opciones para el manejo de riesgos dentro de la organización, que también permiten que cada proyecto se ejecute de manera óptima. Explica cómo aplicar cada técnica y ayuda a crear mejores procesos de planificación, ejecución, verificación y validación útiles para el director del proyecto.

Se recomienda ampliar la potencia con elNorma ISO 073, que proporciona un vocabulario básico de gestión de riesgos.

Comience con el paso correcto en la gestión de proyectos:Aprende a delegar funciones con la matriz RACIjConoce las habilidades que necesitas desarrollar para ser un gerente de diez personas.

Publicado originalmente el 02 de diciembre de 2020, actualizado el 19 de enero de 2023