Las 5 Fases de la Gestión de Proyectos (2023)

en TI esGerencia de Proyectosse refiere específicamente a la planificación, programación, ejecución, seguimiento y presentación de informes. Los proyectos de TI pueden involucrar infraestructura de TI, sistemas de información o computadoras.

AlgunoEjemplos de proyectos de TIEstos incluyen desarrollo o adquisición de software, emergencia o recuperación de TI e instalación de hardware. El alcance de los proyectos en estos casos tiende a ser complejo, ya que TI se extiende a todas las áreas de la organización.

Vamos a detallar el tema para entenderlo y conocer en detalle las fases de la gestión de proyectos para que puedasgarantizar el éxito de la planificación de su proyecto.

Ciclo de vida de la gestión de proyectos

YCiclo de vida de la gestión de proyectoscontiene los pasos necesarios para que los responsables puedan llevarlos a cabo con éxito. ÉlCuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK)Los proyectos se dividen en cinco fases:

1. Introducción
2. planificación
3. ejecución
4. seguimiento/control
5. Cerrar

Ahora veremos estas fases de la gestión de proyectos.

1. Concepción e Iniciación

La iniciación es la primera etapa del ciclo de vida del proyecto. En elfase de iniciaciónEl caso debe ser definido, incluyendo el plan, el propósito y la meta a lograr.

Para ello, debe crear unCarta del proyecto:un documento con información sobre objetivos, limitaciones, cronograma y presupuesto.

Un gerente de proyecto también se define en esta fase de inicio del proyecto.

Suponga que una empresa necesita actualizar su solución de mesa de servicio porque la solución que está utilizando está desactualizada y no puede manejar el gran volumen de solicitudes de manera eficiente. A continuación, incluiremos el siguiente objetivo en la carta del proyecto: "Actualizar el software de la mesa de servicio". Luego agregamos un presupuesto y un cronograma.

Una vez que la idea se ha convertido en algo más concreto, es hora de identificar a los actores principales del proyecto, es decir, H. las personas que participarán. Esta información se recoge en elregistro de prospectos,donde se definen roles, requisitos de comunicación y designaciones.

Las partes interesadas y los equipos del proyecto deben estar alineados con las fases del proyecto a lo largo del ciclo de vida.

2. Definición y planificación

UEhasta la etapa de planificaciónEstablece un horario. En este caso, el gerente define un cronograma detallado, con metas, resultados, requisitos técnicos, equipos y un plan de comunicación.

Será el jefe de proyecto quien los desarrolleplan de gestión de proyectos, en el que se exponen todos los elementos mencionados. En este caso, es importante tener esto en cuenta.dependenciaspara que la planificación sea lo más precisa posible.

Entonces, estas son las subtareas de esta fase:

2.1. definir metas

Uno de los aspectos clave de esta fase es la definición de los objetivos del proyecto. Hay varios métodos para hacer esto, pero los más populares son SMART y CLEAR.

SMART significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con Límite de Tiempo. Esto ayuda a identificar objetivos específicos que deben lograrse dentro de un marco de tiempo claro y definir hitos.

Por lo tanto, los objetivos SMART son:

• Particularidades:Establezca objetivos específicos que respondan preguntas específicas como qué, cuándo y por qué.
• Mensurable:Definir criterios para medir el éxito de una meta.
• accesible:Indique los objetivos más importantes y cómo puede alcanzarlos.
• Importante:cabe mencionar por qué este objetivo es relevante.
• Tiempo limitado:Tienes un plazo para llegar a la meta.

miEjemplo de un objetivo SMARTpodría verse así: Cambie la solución de la mesa de servicio a este mes de julio. El personal de TI necesita comparar los pros y los contras de diferentes soluciones y proveedores. Lograr este objetivo mejorará las soluciones de la mesa de servicio en un 20% y ahorrará $200,000 por año.

CLARO, a su vez, es un método más reciente basado en que vivimos en un entorno cambiante. El acrónimo significa:

• Colaborativo:Los empleados deben trabajar juntos para lograr la meta.
• Limitado:Debe definir un tiempo y un alcance limitados para el proyecto.
• Emocional:debe basarse en las pasiones e intereses de los empleados. Esto significa que debe haber una conexión emocional con la tarea para optimizar el trabajo y obtener mejores resultados.
• Notable:Es necesario identificar las pequeñas metas a alcanzar, que luego conducen a la meta más grande. Esto da una sensación de plenitud que será inspirador. Además, este formulario facilita la medición y el seguimiento del progreso.
• Reiniciable:La flexibilidad es un concepto clave. Si surgen nuevas situaciones, es necesario redefinir objetivos y tareas.

2.2. Definición de roles y responsabilidades

En este punto, es importante determinar qué personas están involucradas en el proyecto, qué tareas se espera que cumplan y qué se espera exactamente de ellas.

23. Declaración de Alcance

ODeclaración del alcancedefine en qué consiste el proyecto en términos de metas, beneficios, hitos y entregables. En otras palabras, lo que el proyecto debe o no debe lograr.

La declaración del alcance puede cambiar a medida que avanza el proyecto, pero tanto el director del proyecto como el patrocinador deben aprobar los ajustes. Este último es el responsable de controlar el proyecto.

2.4. Plan de estructura del proyecto (PSP)

Es una representación visual que divide el alcance del proyecto en partes manejables o entregables para el equipo. Es una descripción jerárquica de las tareas requeridas para completar el proyecto.

2.5. Crear un plan de proyecto (diagrama de Gantt)

Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras que representa el plan y el cronograma de un proyecto. El objetivo es visualizar el progreso del proyecto. De esa manera, todos saben qué se debe hacer y cuándo.

2.6. Plan de comunicación

Los proyectos a menudo sufren de errores de comunicación. Y la comunicación ineficaz puede retrasar los resultados y costarles a las empresas millones de dólares. Por lo tanto, es importante desarrollar un plan de comunicación claro y eficaz que debe mantenerse durante toda la fase de gestión del proyecto.

Este aspecto a veces se pasa por alto, pero en realidad es una parte crucial de la planificación de la gestión de proyectos. Es esencial una buena comunicación sobre la alineación con las metas y los hitos y cualquier cambio posterior que pueda ocurrir para afinar un proyecto. Esto es especialmente importante para mantener la transparencia y mantener informados a todos los involucrados.

El proceso de planificación unEstrategia de Gestión de la Comunicacióndebe incluir la definición de las siguientes preguntas:

1. Herramientas de gestión de comunicación y colaboración de proyectos para compartir información y realizar un seguimiento del estado.
2. Un flujo de trabajo de comunicación que define cómo se comunican los datos generados en cada etapa del proyecto.
3. Equipo de comunicación del proyecto responsable de comunicar la información en cada etapa.

2.7. plan de gestión de Riesgos

La idea es identificar los riesgos potenciales y determinar las acciones que deben tomarse. El río principal degestión de riesgos del proyectoincluye los siguientes procesos:

• Evaluación de riesgos
• Análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos
• Planificación de la respuesta al riesgo
• Aplicación de respuestas al riesgo
• seguimiento de riesgos

Un cronograma poco realista, la falta de recursos asignados o una estimación de costos inadecuada son ejemplos de riesgos comunes que pueden estar asociados con el escenario anterior: seleccionar un nuevo software de mesa de servicio; así como otro tipo de proyectos.

3. Inicio o ejecución

Yo soyfase de implementación del proyectoSe ejecutan todas las actividades definidas en la fase anterior. El equipo comenzará a realizar las tareas planificadas con el apoyo de las partes interesadas.

En este momento, pasa la mayor parte de su tiempo coordinando personas y realizando un seguimiento de las actividades y los recursos disponibles. También es el escenario para alertar a los interesados ​​sobre los avances realizados, así como los cambios o ajustes necesarios.

Asimismo, durante la fase de ejecución del proyecto, se crean actas de reuniones, órdenes de trabajo y documentación de control de calidad para cumplir con las tareas anteriores.

4. Desempeño y Control

en la fase deEjecución y control de proyectos, el jefe debe monitorear su progreso y calidad, tomando en cuenta varios aspectos. Las preguntas clave en esta etapa deben ser:

• ¿Se lograron los objetivos del proyecto?
• ¿Estamos en el objetivo?
• ¿Estamos dentro del presupuesto?
• ¿Cómo se controla la comunicación?
• Como está élrelación costo-rendimiento?

En este punto, el director del proyecto debe determinar si el proyecto va según lo planeado, considerar los objetivos alcanzados y reconocer los peligros potenciales.

Si surgen problemas, se debe encontrar una solución. En esta etapa, también se puede considerar un cambio de rumbo si, por ejemplo, ha cambiado una circunstancia o un requisito.

Con eso en mente, puede ser necesario aprobar cambios, asignar más presupuesto u obtener recursos adicionales.

5. Cierre del proyecto

Yfinalización del proyectoEs la última fase del proceso. Los jefes de proyecto suelen celebrar una reunión en este momento para destacar los éxitos y los fracasos, con la idea de identificar áreas de mejora.

Para hacer esto, necesitan hacer una lista de elementos que no funcionaron o no se lograron. Esta información se utilizará para la reunión anterior y se incluirá en el informe final de finalización del proyecto para que se pueda considerar en proyectos futuros.

¿Cómo simplificar la gestión de procesos?

Es muy importante almacenar todos los documentos relacionados con el proyecto en un solo lugar. En este sentido con un sólidosoftware de gestión de proyectosResuelve el problema y es extremadamente útil ya que no solo almacena información para los miembros, sino que también proporciona herramientas valiosas para facilitar la comunicación, la finalización de tareas y, esencialmente, la ejecución del plan.

Por lo tanto, una solución digital completa para planificar, organizar y monitorear proyectos es crucial. Este tipo de software simplifica las fases de gestión de proyectos y consigue que todo se haga de forma más eficiente y que no se pierdan datos.

preguntas frecuentes

¿Qué es el Instituto de Gestión de Proyectos de PMI?

El Project Management Institute (PMI) es una asociación profesional líder en gestión de proyectos. Es la autoridad para una comunidad creciente de millones de profesionales de proyectos y personas que utilizan habilidades de gestión de proyectos.

¿Para qué sirve el software de gestión de proyectos?

El software de administración de proyectos ayuda a los gerentes de proyectos y las empresas a crear y organizar planes para garantizar que se cumplan los plazos, que los recursos se asignen correctamente y que se realice un seguimiento del progreso.

¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?

Las 5 fases básicas del proceso de gestión de proyectos son:

1. Introducción
2. planificación
3. ejecución
4. seguimiento/control
5. Cerrar

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