Gestión de proyectos: definición, características y fases (2023)

Gestión de proyectos: definición, características y fases.Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la planificación de proyectos para gestionar el cambio y transformar su negocio.

Estas dos dimensiones degestión de proyectostienen efectos extremadamente beneficiosos y son cada vez más comunes en todas las empresas. La planificación de proyectos es un tema que afecta a todas las áreas y departamentos de una empresa. Este artículo pretende esbozar todo lo relacionado con el concepto degestión de proyectos.

Un proyecto(según el investigador francés Christophe Midler)Se caracteriza por los siguientes 7 puntos:

1. 👉Se planea un proyectolograr un objetivo específico

De una forma u otra, se espera un resultado claro y concreto. La gestión de proyectos comienza con la definición de un objetivo: todos los recursos y cronogramas se derivan de este objetivo, a diferencia de otras actividades comerciales que se basan en habilidades y experiencias individuales y colectivas para dar forma a la empresa y sus productos.

2. 👉es un proyectoúnico y oportuno

Un proyecto comienza con una expresión de necesidad y termina cuando se alcanza la meta. Si un proyecto se repite una y otra vez, ya no hablamos de proyecto sino de actividad.

3. 👉Un proyecto responde aexpresión de una necesidad

La necesidad es expresada por el "cliente". El director del proyecto debe expresar esta necesidad en un lenguaje que sea claramente comprensible para el equipo encargado de impulsar el proyecto.

4. 👉es un proyectosujeto a incertidumbre

La gestión de la incertidumbre es una dimensión obligatoria cuando se planifica un futuro desconocido. La incertidumbre crea riesgos u oportunidades potenciales.

5. 👉es un proyectocombinatoria y multidisciplinar

Un proyecto solo tiene éxito si todas las actividades y tareas conjuntas aportan valor añadido.

6. 👉es un proyectotemporal

El comienzo y el final de un proyecto deben conocerse antes de que comience, por lo que es necesario anticipar y gestionar de inmediato los riesgos, problemas e incógnitas.

7. 👉Un proyectodepende de tu entorno

Un proyecto no puede ser aislado de su entorno. La gestión del proyecto debe minimizar los impactos negativos que retrasarían o impedirían la consecución del objetivo en los plazos establecidos.

Además de estos 7 recursos, unEl proyecto se define por 3 retos principales que se vinculan a la vez:

1. EsTempo(fechas y plazos).

2. LasEspecificaciones técnicas(Manteniendo el alcance del proyecto).

3. Losrecursos(Coste de presupuesto).

Si una de estas tres dimensiones cambia, las otras dos se ven afectadas al mismo tiempo. A continuación veremos que el método esencial para la gestión de proyectos combinado con las mejores prácticas te permite mantener estos 3 aspectos bajo control y así tener éxito en tu proyecto. Los anglosajones usan el término "AUTOBÚSPara conceptualizar este objetivo:A tiempo, dentro del presupuesto, a tiempo.

ogestión de proyectosse refiere a la actividad que permite que el diseño y la ejecución trabajen juntos para lograr el resultado esperado, considerando las 3 restricciones anteriores:

• Tempo,

• alcanzar,

  (Video) Gestión de Proyectos | Metodología PMI (Ejemplo Práctico)

• Recursos.

ogestión de proyectostambién tiene la virtud de gestionar la paradoja entre conocimiento del cliente y agencia: al inicio del proyecto, el equipo tiene mucha agencia pero poco conocimiento. Como resultado ya lo largo del proyecto, el conocimiento aumenta y la capacidad de actuar disminuye.

De hecho, la gestión de proyectos te permite aportar el máximo conocimiento al inicio del proyecto, cuando tienes una gran capacidad de actuación. Esto se reduce a pensar detenidamente en el proyecto antes de iniciarlo.

oimplementacion de un proyectoEs relevante si responde afirmativamente a las siguientes preguntas:

• ¿Es esta una misión específica y única?

• ¿Se requiere entrega?

• ¿Hay alguna limitación de tiempo, financiera o técnica?

• ¿Deberían trabajar juntos el diseño y la ejecución?

Más allá de la empresa, el proyecto dentro de la empresa se convierte en figura de anticipación, transversalidad y racionalización de la acción colectiva temporal. Por esta razón, la gestión de proyectos se ha democratizado. La expresión “trabajar en modo proyecto” se ha convertido en un lugar común en todas las empresas y especialmente en las más innovadoras. Detrás de esta expresión se esconde la búsqueda de la productividad aumentando el valor añadido y/o reduciendo costes.

ogestión de proyectosgira en torno a las personas involucradas: el pilar más importante de cualquier proyecto. Son las personas u organizaciones internas y/o externas involucradas en al menos una fase del proyecto o del resultado a alcanzar. Más específicamente, los actores de la gestión de proyectos pueden ser:

• El cliente.

• Ingenieros del equipo de ejecución.

• Empleados de la empresa (como los usuarios finales del producto).

• EsScrum-Mastero project manager (persona clave en la gestión ágil de proyectos).

• El Project Manager (también conocido comogerente de proyecto).

los actores degestión de proyectosDeben verse desde cuatro perspectivas básicas:

• Tus habilidades,

• tu personalidad,

• tus responsabilidades,

• tu influencia

El talento de un buen gerente de proyecto es identificar estos componentes dentro de un solo actor del proyecto. Esto hace posible, por ejemplo, encontrar la combinación adecuada de habilidades o solicitar/informar a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Como ya hemos visto, el punto de partida para la planificación de proyectos es la formalización del resultado esperado. Por lo tanto, el requisito debe formularse de manera clara y precisa para que los involucrados en el proyecto puedan responder efectivamente a sus especificaciones y características especiales.

Con base en este análisis, el3 componentes estructurales del proyecto:

• Tempo,

• Presupuesto,

• Alcance.

Si el análisis de necesidades es incorrecto, la planificación del proyecto inevitablemente será incorrecta y no se cumplirán los objetivos. A menudo, el equipo escribe las especificaciones funcionales y técnicas para que no haya ambigüedad en la necesidad.

Al dividir el proyecto en tareas y misiones, puede crear una secuencia de tareas según un calendario. Este trabajo a menudo se integra en un diagrama de Gantt. Además de las tareas y misiones, la planificación también debe tener en cuenta fases de reflexión y momentos improductivos (reuniones, decisiones, expectativas).

La fase 2 generalmente significa una planificación detallada.

EsSoftware de gestión de proyectos en línea (SaaS)proporciona retroalimentación en tiempo real sobre el progreso del proyecto para una mayor maniobrabilidad y control. Dado que la comunicación y la cooperación también son fundamentales para la buena interacción de los equipos de planificación y ejecución, confíe su gestión en una herramienta comomontag.comte ofrece una serie de ventajas:

• gestión eficaz decarga de trabajotus equipos
• Integración con otras herramientas.que ya usas
• generación dehorarios y flujos de trabajo.
• generación deinformes y gráficostanto en la versión móvil como en la versión de escritorio.

miEl proyecto llega a la etapa final cuando se logra el objetivo.. Para obtener esta información, el objetivo definido al inicio del proyecto debe ser SMART (Específico- específico,Mensurable– medible,a-alcanzable- accesible,Realista- realista). Por ello, los informes y cuadros de mando son fundamentales para justificar la consecución de un objetivo.

Contrariamente a lo que podríamos creerdespués de llegar a la meta hay un último paso:Crear un informe final del proyecto. Esta evaluación permite que los proyectos futuros se beneficien de las mejores prácticas y eviten los mismos errores. El aprendizaje es parte de la cultura de gestión de proyectos.

actividades transversales

En cada fase de la gestión de proyectosEs importante:

• comunicarse regularmentepartes involucradas.

  (Video) Gestión de Proyectos: Concepto y fases de la gestión (1 de 5)

• Regla Abweichungenanticipar riesgos.

• Adaptación (pérdida de un talento, llegada de un nuevo empleado,oportunidad tecnológica).

• Gestión de personal: Este es el factor de éxito más importantefracaso del proyecto.

La gestión de proyectos puede parecer bastante compleja, pero en realidad no hay nada de qué preocuparse una vez que conoce las características y fases descritas anteriormente. La organización y el rigor serán tus mejores aliados: mantén un cuadro actualizado con indicadores relevantes y tu proyecto será un éxito.

¿Por qué no elegir una herramienta de gestión de proyectos en línea? Automatiza ciertas tareas, simplifica la gestión de proyectos y ahorra mucho tiempo. ¡Todo lo que tiene que hacer es elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para usted!