El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco fases de gestión: iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar. Estas fases son la hoja de ruta para que usted y su equipo dominen los proyectos más complicados.
Esta es Sofía, jefa del equipo de RRHH. H H. de su empresa, que se está embarcando en un gran proyecto para revisar el proceso de incorporación.
La mayoría de nosotros (incluida Sofía) imaginamos que los proyectos tienen dos fases: cuando los comienzas y cuando los terminas.
Sin embargo, hay mucho más que eso. Deberías pensar en ellos como si estuvieras horneando un pastel. Es imposible pasar directamente de una pila de ingredientes aleatorios a una deliciosa obra maestra glaseada. Se compra mucho, se prepara, se mezcla y se degusta.
Las fases de gestión de proyectos representan los diferentes pasos que se toman para llegar de principio a fin. Comprenderlos lo ayudará a crear planes de proyecto más precisos, evaluar cronogramas más realistas y administrar proyectos de manera estratégica y organizada.
Sofía y su equipo te servirán de ejemplo para ver el ciclo de vida típico de un proyecto y las fases que lo componen.
Las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Cinco etapas pueden parecer muchas (especialmente si está acostumbrado a ver proyectos solo en términos de "comienzo" y "finalización"). Sin embargo, cada fase tiene un propósito diferente para llevar su proyecto a los mejores resultados.
Como en el alfabeto, estas fases son secuenciales. Entonces, para aprovechar los beneficios del ciclo de vida de la gestión de proyectos, debe revisarlos en orden.
Fase 1: Inicio del proyecto
Sofía y su equipo están emocionados de hacer un cambio urgente en el proceso de incorporación de empleados. ¿Crees que el primer paso es crear un plan y un cronograma? ¡No tan rapido!
La planificación no es el primer paso en el ciclo de vida del proyecto, sino el comienzo.
En esta etapa, el proyecto no se está ejecutando realmente. El equipo de Sofía define el proyecto desde una perspectiva amplia para determinar si el proyecto vale la pena. Para ello, intentarán comprender:
- El plan de negocios del proyecto.
- El valor del trato (es decir, ¿qué objetivo comercial más amplio respalda?)
- Los principales resultados
- ¿Qué es el éxito?
Después de considerar estos elementos, Sofía y los miembros de su equipo encontraron lo siguiente:
- Plan de negocios: La empresa de Sofía tiene problemas con la rotación de personal. La mayoría de los empleados dejan la empresa dentro de los primeros 12 meses con la empresa.
- Ventaja: El proceso de incorporación renovado mejorará la claridad, la comunicación y el compromiso de un empleado en sus primeros meses con la empresa y, con suerte, lo mantendrá a largo plazo.
- Resultados: El equipo de RH H H Necesita un proceso documentado para consultar y administrar, y un tablero en línea para que los empleados trabajen durante sus primeras semanas en el trabajo.
- indicadores de éxito: Un aumento del 15 % en la retención de empleados al final del cuarto trimestre y comentarios positivos de al menos el 85 % de las nuevas contrataciones.
Todos estos elementos se pueden reunir en unocartel del proyecto, al que el equipo de Sofía puede referirse si necesita tomar distancia para entender mejor el proyecto.
Después de analizar todos estos factores, el equipo debe preguntarse:¿Es factible y rentable el proyecto?
Si la respuesta es afirmativa, reciben la aprobación del proyecto (si es necesario) y pasan a la siguiente fase. ¿Y si no? No hay necesidad de preocuparse. El equipo comenzará de nuevo para ver si hay otra forma de resolver el problema en cuestión, p. B. el uso de unPlantilla de póster de proyecto.
Fase 2: planificación del proyecto
Ahora que Sofía ha definido aproximadamente el proyecto, es hora de entrar en detalles. En esta fase, ella y su equipo desarrollarán un plan para llevar a cabo el proyecto.
Incluso si tiene prisa por ponerse manos a la obra, no debe ahorrar en la etapa de planificación. Una planificación eficaz puede evitar muchos de estosPrincipales razones del fracaso del proyectotales como visión y objetivos inadecuados, mala comunicación y estimaciones de tiempo inexactas.
La planificación también requerirá algo de tiempo y esfuerzo, así que planifique mucho tiempo para esto al principio del proyecto.
Las preguntas que Sofía y su equipo responderán durante esta fase incluyen las siguientes:
- ¿Cuál es el propósito de este proyecto?
- ¿Qué son los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)?
- ¿Cuál es el alcance?
- ¿Cuál es el presupuesto?
- ¿Cuáles son los riesgos?
- ¿Qué miembros del equipo están participando?
- ¿Cuáles son las tareas involucradas?
- ¿Qué hitos hay que alcanzar?
Lo mejor es comenzar estableciendo una meta para el proyecto usando elMarco de destino INTELIGENTE. Este es el acrónimo en inglés que significa Specific, Quantifiable (Measurable), Achievable (Relevant) y Time Bound.
Siguiendo este acrónimo, Sofía y su equipo establecieron el siguiente objetivo para el proyecto de incorporación de empleados:
Cree un nuevo proceso de incorporación de empleados que capacite e involucre a los nuevos empleados y aumente la retención de empleados en un 15 %. Este nuevo programa deberá iniciarse antes del 25 de enero de 2021.
Ahora Sofia y su equipo saben lo que están haciendo. Pero no lograrás este objetivo deseando y esperando. El equipo necesita averiguar qué trabajo realmente debe hacerse.
La creación de unPlan de estructura del proyecto (PSP)poder ayudar. Esto divide todo el proyecto en tareas que se muestran en un formato gráfico para que todos los involucrados puedan ver fácilmente los puntos de acción del proyecto. En el caso de Sofía y su equipo, identifican las siguientes tareas:
- Encuestar a los empleados actuales para obtener comentarios sobre el proceso de incorporación existente
- Pregunte a los gerentes qué les gustaría incluir en el proceso
- Cree el flujo general del nuevo proceso de incorporación:Plan de 90 días
- Grabe tutoriales en video y péguelos en el panel del empleado para mayor claridad.
- Cree un tablero de empleados digital
- Configure un tablero donde los nuevos empleados puedan pedir ayuda
- Desarrollar procedimientos y listas de verificación para el proceso de incorporación.
- Sube videos y documentación al tablero
Una vez que el equipo sabe lo que requiere el proyecto, es mucho más fácil determinar cuánto tiempo llevará, qué recursos necesitarán y qué deben hacer primero.
También podrá identificar las partes interesadas clave del proyecto (en este caso, el equipo de recursos humanos, el equipo de desarrollo web, el diseñador gráfico y el equipo de contenido) y cualquier dependencia de tareas y recursos. Estas dependencias son aspectos del proyecto que están vinculados a otros.
Un ejemplo de una dependencia de tareas sería: Los materiales no se pueden cargar en el tablero del empleado antes de que el tablero exista realmente. Una tarea debe completarse antes que la siguiente. O tal vez el equipo de desarrollo web no pueda ayudar con este proyecto hasta que se complete el rediseño del sitio web de la empresa. Un recurso requerido no está disponible porque depende de otra cosa.
Ahora el equipo de Sofia puede tener en cuenta estas dependencias, poner las tareas del proyecto en un orden significativo y asignar plazos a cada paso de la tarea.Tareas pendientes.
Una vez hecho esto, pueden finalizar su plan de proyecto. Ahora necesitan documentarlo y guardarlo en un lugar al que todo el equipo tenga acceso (confluenciaes el lugar perfecto para ello).
Fase 3: Implementación del proyecto
en este estadio, aquí es donde se hace gran parte del trabajo.
Aquí, el equipo de Sofía se pone a trabajar completando las tareas del proyecto que ha identificado. Redactan procedimientos, graban videos, realizan entrevistas, etc.
A medida que avanzan en las tareas del proyecto, también se involucran en la siguiente fase...
Fase 4: Seguimiento del Proyecto
Volvamos al ejemplo de hornear un pastel. Echa un vistazo a la receta y luego pregúntate cómo se hace el mejor pastel del mundo. Probablemente no.
Consultarás la receta mientras rompes los huevos y revuelves la masa para asegurarte de que todo sale bien. Revisan el horno cada cinco minutos para asegurarse de que no se esté quemando. En resumen, vigilas tu delicioso pastel.
Así es exactamente como funcionan los proyectos y de eso se trata exactamente la fase de supervisión. Se lleva a cabo simultáneamente con la 'fase de ejecución' y Sofia evaluará periódicamente el proyecto para garantizar que el equipo:
- cumplir con los plazos de las tareas
- Evitar la corrupción del área
- Conoce el presupuesto
- Manténgase comprometido con la meta (al correr, es posible que se pierda el panorama general o, como dice el refrán, es posible que los árboles no vean el bosque)
El seguimiento es mucho más fácil cuando utiliza un software de gestión de proyectos. Aumente la visibilidad de todo el proyecto y centralice las conversaciones y la información relacionadas con el proyecto.
Además, las reuniones periódicas de estado ayudan a todo el equipo a realizar un seguimiento del progreso. EsPlantilla de notas de reuniones semanalesfacilita el registro de los temas de discusión, decisiones y acciones en esas conversaciones.
Si Sofía nota que las cosas no van según lo planeado, puede corregir el rumbo de inmediato o hacer ajustes al plan original del proyecto para reflejar esta nueva dirección.
Fase 5: Finalización del proyecto
El equipo hizo eso. Implementaron un nuevo y mejorado proceso de incorporación de empleados. Estás listo para celebrar con una comida exitosa y olvidarte de ese proyecto de una vez por todas.
Pero antes de que consideren que este proyecto es un éxito, deben pasar por esta fase final para atar los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:
- Hacer un análisis retrospectivo o unaindulgenciapara discutir lo que salió bien y lo que hubiera ido mejor
- Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas si es necesario
- Mantenga toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para un fácil acceso y referencia futura (nuevamenteconfluenciaPuedes organizar todo en un solo lugar)
Después de todo ese arduo trabajo, sus proyectos merecen terminar con una nota alta. A pesar de que las tareas reales del proyecto han quedado atrás, la finalización es importante para terminar este proyecto con el pie derecho y encaminar los proyectos futuros hacia el éxito.